3 совета тем, кто ничего не успевает

Безусловно, работа — важная часть жизни, ведь именно она кормит и одевает нас и наши семьи (или свое дело у тех, кто занимается предпринимательством). Но зачастую на нее приходится тратить почти всю жизнь - когда вы ничего не успеваете из-за задач, которые валятся буквально отовсюду. Рассказываем, как успевать на работе больше и освобождать время для себя. Данные советы подойдут и для наемных менеджеров, и для предпринимателей.

1. Разделите работу на отдельные этапы

Процессы в компании бывают непрерывными, регулярными и разовыми, масштабными и достаточно короткими. Но любой из них точно можно разбить на этапы или итерации.

Какие конкретно, зависит от специфики вашей компании. Самый универсальный подход может выглядеть так: «Подготовка» — «Выполнение» — «Контроль результатов» — «Обратная связь». Возможно, вы включите в эту цепочку этап «Отложить на потом», и это совершенно нормально. Главное — представлять полную картину и не забывать о договорённостях и обещаниях.

В эффективном планировании помогают техники управления проектами. Для небольших команд и малого бизнеса удобны гибкие методологии (тот самый Agile). Вам может подойти что‑то из этого:

• Scrum — одно из самых популярных воплощений Agile‑принципов. Все задачи собираются в бэклоге, работа над проектом делится на спринты, для каждого из которых отбирается посильный объём задач с учётом сложности. Итог каждого спринта — работоспособный продукт, который улучшается раз за разом.

• Канбан — интерактивная карта занятости. Её можно составить для себя лично или для небольшой команды. Нужна доска и стикеры. Доску делят на три столбца, обозначающих основные этапы: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Можно также добавить колонки для несрочных или побочных задач. Каждую часть доски нужно заполнять стикерами, которые мигрируют из колонки в колонку по мере работы.

• Six sigma (6 сигм) — техника, в которой проект разбивается на этапы. Каждый этап в свою очередь делится на пять шагов: определение, измерение, исследование, разработка и контроль. Подход отлично функционирует в разработке программного обеспечения и производстве любого масштаба: от пошива одежды до создания ювелирных изделий под заказ.

2. Делегируйте

Подумайте, что и кому вы можете делегировать, и сделайте это. Безусловно, есть задачи, которые можете выполнить только вы, но остальное можно и нужно отдавать кому-то другому, а себя высвобождать для стратегии. 

Задачи, которые точно стоит делегировать:

• трудозатратные и не приносящие радости;

• требующие грубой силы;

• однообразные и рутинные.

Что именно можно делегировать:

• обслуживание техники;

• доставку, отправку, упаковку;

• ведение бухгалтерии;

• юридическое сопровождение;

• разовые задачи, которые вряд ли повторятся.

Что лучше не делегировать:

• стратегическое планирование;

• контроль выполнения важных этапов;

• найм персонала.

3. Составьте список постоянных дел

Многие действия повторяются регулярно. Это, например, заказ и приём товара, подготовка магазина к открытию, инвентаризация, , звонки клиенту, чтобы рассказать, как продвигается работа, и многое другое в зависимости от специфики бизнеса. Но однажды всё это начинает отнимать слишком много времени. Часто на некоторые задачи, которые кажутся не первоочередными, просто нет времени. Некогда разобрать документы или обновить ПО, посчитать остатки на складе или найти новых поставщиков. Такие дела накапливаются, пожирают ваше время, деньги и нервы.

Выход есть: просто наведите в этом всём порядок. Звучит проще, чем есть на самом деле, но это можно сделать за один вечер. Составьте список регулярных дел в планере или календаре и напишите напротив каждой задачи, как часто её нужно выполнять и сколько времени она занимает.

А процесс планирования можно оптимизировать, если перевести его в цифровой формат. Здесь снова пригодится канбан‑доска, и сделать её можно даже в «Google Таблицах». Распределите в колонке «Сделать» задачи в порядке убывания важности с обозначением дат или составьте список для каждого дня на отдельных листах. Это помогает равномерно распределить нагрузку или назначить дела на те дни, когда другой работы поменьше.

С такой таблицей вы всегда будете в курсе, какой объём рутинных задач уже выполнен и какова ваша загрузка прямо сейчас. Даже если вы не на рабочем месте, доску со списком дел всегда можно открыть с телефона.

Деньги под 0%